So erhalten Konferenzteilnehmer alle Handouts

Dezember 12, 2017

Konferenzen und Workshops ermöglichen die Vermittlung von neuem Wissen und den Austausch von Erfahrungen. Handouts, Präsentationen und anderes Material gehören heutzutage zum Standard. Doch häufig kommt es vor, dass der Dozent noch weiteres Material zur Verfügung stellen möchte. Über Teamplace kann der Vortragende Material hochladen und allen Konferenzteilnehmern mühelos bereitstellen.

Teamplace einfach erstellen und Handouts mit einer Gruppe teilen

Nach der Anmeldung auf Teamplace.net kann der Dozent einen Platz für die Vortragsgruppe einrichten und dort die Handouts, Vortragsdokumente und das Zusatzmaterial einfach und effektiv einbinden. Dieser Teamplace steht für jedes neue Projekt 90 Tage lang bereit. Der Dozent kann also für seinen nächsten Vortrag mit geringem Arbeitsaufwand einfach einen neuen Teamplace erstellen.

Der Teamplace ist ein virtueller Raum, in den der Dozent seine Vortragsdokumente hochladen kann. Selbstverständlich lassen sich auch die Präsentation des Vortrags und andere Vortragsdokumente hochladen. Anwender können diese Dateien auch ohne Download ansehen. Dabei ist der Zugriff auch von mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets möglich.

Um den Teamplace spielend leicht zu teilen, kann man mit wenigen Klicks einen Einladungs-Link generieren, der an die Teilnehmer der Konferenz weitergegeben werden kann. Über diesen Link können nun andere Personen auf die Dateien zugreifen. In Kombination mit dem URL-Verkürzungsdienst bit.ly läuft das ganze noch glatter, da der Einladungs-Link stark verkürzt und sogar individualisiert werden kann.

 

Link verkürzen und aussagekräftig benennen

Da der Teamplace-Link recht lang ist, kann der Dozent ihn anschließend noch mit dem Onlinedienst bit.ly kürzen.

Dazu registriert er sich kostenlos bei diesem Anbieter. Bei bit.ly ist es möglich, dem Link einen Namen zu geben, der sofort erkennen lässt, was sich dahinter verbirgt. Im Idealfall enthält der Name den Titel der Konferenz oder des Vortrags. Die URL ist nach folgendem Schema aufgebaut: www.bit.ly/KonferenzXY.

Die verkürzte URL hat zwei Vorteile: Zum einen lässt sie sich aufgrund der Kürze leichter teilen, zum anderen können Dozent und Zuhörer später leicht zuordnen, welcher Link zu welchem Vortrag, Seminar oder Workshop gehört. Wenn ein Dozent regelmäßig denselben Vortrag hält, kann er auch einen Hinweis auf das Datum im Linknamen angeben, z. B.: www.bit.ly/KonferenzXY2017.

Link zum Teamplace teilen

Der Dozent kann den praktischeren bit.ly Link zum Teamplace anschließend beispielsweise direkt in seine Präsentation einfügen. Optionale Unterlagen oder Zusatzmaterial, das die Zuhörer in aller Ruhe lesen sollen, sollte erst am Ende des Vortrags geteilt werden. Wenn die Teilnehmer allerdings schon während des Vortrags einen Blick auf das Material werfen sollen, kann der Link auch schon vor dem Vortrag in einer E-Mail versendet werden.

Nach der Konferenz ist vor der Konferenz

Der User, der den Teamplace eingerichtet hat, kann im Nachhinein den Zugriff auf die Dokumente beobachten. Über den Activity-Stream kann er darüber hinaus einsehen, welches Mitglied sich wann angemeldet hat. Darüber hinaus kann er über die Kommentar-Funktion mit der Gruppe interagieren. Wird neues Material in das Teamplace hochgeladen, werden alle Mitglieder darüber per E-Mail informiert. So werden keine Neuerungen verpasst. Nicht nur der Dozent, sondern auch die Teilnehmer haben die Möglichkeit, Material hochzuladen. Diese Funktion ist gerade bei Workshops äußerst hilfreich.
Grundsätzlich bleibt ein Teamplace für 90 Tage bestehen. Wenn dieser lange Zeitraum jedoch nicht ausreichen sollte, kann er darüber hinaus noch
kostenpflichtig verlängert werden. Startet der Dozent für einen neuen Vortag einen neuen Teamplace, beginnen wieder 90 Tage und Materialien können im
Handumdrehen von einem Teamplace in den anderen kopiert werden. Dafür findet man in der Seiten-Leiste ein kleines “Kopie”-Symbol wenn man die entsprechende Datei auswählt. Im neuen Teamplace kann diese Kopie dann entsprechend mit dem “Einfügen”-Symbol abgelegt werden.