Cortados Eventmanagerin Laura Pilger setzt bei der Organisation ihrer Veranstaltungen gern den Cloudspeicher Teamplace ein. Hier berichtet sie über ihre Erfahrungen.
In der Vorbereitung von Veranstaltungen sind verschiedene Akteur.innen involviert. Dabei geht es darum, Informationen zu sammeln und auch weitergeben zu können. Dies soll unkompliziert und schnell gehen, um effektiv zusammen arbeiten zu können. Meine Erfahrung: Mein Cloudspeicher im Eventmanagement namens Teamplace stellt dabei sicher, dass jede Person jederzeit auf alle Informationen zugreifen kann.
Die Eventvorbereitung
Cloudspeicher im Eventmanagement: Dateien und Infos mit allen Beteiligten in allen Zeitzonen teilen
Zunächst ist das interne Team zum Beispiel damit beschäftigt, Grafiken oder Texte zu erstellen. Dabei werden auch Deadlines oder weitere Anforderungen vom Veranstalter oder der Location geteilt. Durch das Erstellen eines Teamplaces für das interne Team kann jedes Mitglied neue Informationen sowie neue Dokumente hochladen und zur Verfügung stellen. Nicht zu vergessen: Teamplace bietet die Möglichkeit, Dateien direkt zu kommentieren sowie auch die Dokumente direkt zu bearbeiten. Und: Durch Teamplace entstehen keine Probleme mit Kollegen.innen aus den USA oder anderen Ländern, welche keinen Zugriff auf das VPN haben.
Dateien mit Externen sicher tauschen
Sobald externe Dienstleister involviert werden, kann ein Teamplace für die Weitergabe fertiger Dokumente wie Standbaugrafiken, Flyer, Videos oder Pläne, auch mit größeren Datenmengen, hochgeladen und zur Verfügung gestellt werden. Da fertige Grafiken oder ähnliches nicht gelöscht oder verändert werden sollen, besteht die Möglichkeit externe Personen mit weniger Rechten einzuladen. So entstehen verschiedene Personengruppen, welche weiterhin mit einer Plattform bedient werden können.
Bevor die Veranstaltung startet, ist eine letzte Einweisung aller Personen wie beispielsweise des Standpersonals vor Ort wichtig. Mit Teamplace sind bereits die vorherigen Informationen gesammelt und können nun aufbereitet weitergegeben werden, dabei handelt es sich zum Beispiel um Zeiten, Passwörter, Lagepläne und weiteres. Auch während der Veranstaltung können aufgenommene Bilder für beispielsweise Social Media hochgeladen werden. Die Verantwortlichen für Social Media können diese Fotos dann just in time für ihre Aktivitäten und Posts nutzen.
Nach dem Event hilft der Cloudspeicher bei der Evaluierung
Zum Schluss ist Teamplace eine gute Stütze zur Evaluation. Der Arbeitsweg, Kommentare oder auch direktes Feedback werden in einem Ordner gesammelt und ausgewertet. Dabei sind die jeweiligen Arbeitsschritte sichtbar und können gut nachvollzogen werden. Wenn neue Personen in die Veranstaltung involviert werden sollen, können diese jederzeit hinzugefügt und die verschiedenen Arbeitsschritte nachvollzogen werden. Je konsequenter Teamplace-Ordner erstellt und befüllt werden, desto weniger braucht man in E-Mails oder anderen Chats sowie Speicherorten danach zu suchen.
Ich als Event-Managerin würde sehr ungern auf Teamplace verzichten, denn es erleichtert mir meine Arbeit enorm. Ich kann es wärmstens empfehlen.