Es gibt kaum jemanden, der es nicht kennt oder nutzt: Doodle, das kostenlose Online-Tool, mit dem sich einfach und schnell Termine innerhalb von Gruppen abstimmen lassen. Dabei erfreut sich Doodle nicht nur im privaten Bereich großer Beliebtheit. Auch in der Arbeitswelt findet der Online-Dienst regen Anklang, nicht zuletzt wegen der Möglichkeit, den Dienst mit gängigen Kalender-Anwendungen wie Outlook und iCal zu verbinden. So wird die Terminabstimmung – zum Beispiel für das nächste Projekt-Meeting – zur Leichtigkeit.
Doch so einfach und schnell sich die Terminabstimmung für ein Team-Meeting mit Doodle gestaltet, so wenig effektiv verlaufen anberaumte Besprechungen selbst nur allzu oft. Die Meisten hassen es, finden aber kein Rezept: unproduktive, zeitraubende Sitzungen gehören – zum Leidwesen aller Beteiligten – zum Arbeitsalltag. Schlechte Vorbereitung, unproduktive Diskussionen, keinerlei Protokollierung und schon gar keine Nachbereitung sind an der Tagesordnung. Dabei versprechen sich die Teilnehmer Besserung vor jeder neuerlichen Zusammenkunft.
Die Chance auf effektivere Team-Meetings
Sicherlich wäre es vermessen zu behaupten, mit den entsprechenden Werkzeugen würden sich diese Defizite beheben lassen, denn die Umsetzung erfordert nicht zuletzt ein notwendiges Maß an Disziplin. Dennoch: Mit Teamplace lässt sich der Kommunikationsaufwand erheblich reduzieren und somit die Chance auf produktive Meetings deutlich erhöhen.
Dabei beginnt der Prozess schon bei der Planung des Meetings. Mit der Doodle-Anfrage lässt sich die Einladung zu dem eigens für diese Besprechung eingerichteten Teamplace einfach mitversenden. Dazu registriert Du Dich bei Teamplace, legst einen Teamplace mit dem Namen des Meetings an und kopierst den Einladungslink nach Auswahl der gleichnamigen Option („Einladung per Link“).
Die Meeting-Teilnehmer registrieren sich dann über diesen Link und können auf alle Dokumente in dem Teamplace zugreifen und eigene Dokumente hochladen. Sinnvollerweise liegen dann in dem Teamplace bereits die Diskussionsgrundlagen, die die Teilnehmer vor dem Team-Meeting studieren können. Auch für den weiteren Verlauf liefert Teamplace die optimale Meeting-Grundlage.
Vorteile für Deine Meetings mit Teamplace
- Optimale Meeting-Vorbereitung: Über Teamplace werden alle für das Meeting relevanten Dokumente, Bilder, Videos, etc. gesammelt als Diskussionsgrundlage allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt.
- Meeting-Protokolle in Echtzeit: Mit Ende der Besprechung kann das während des Meetings verfasste Protokoll mit wenigen Klicks bzw. Taps in Teamplace hochgeladen und so für alle zugänglich gemacht werden.
- Einfache Updates: Dank der Datei-Versionierung können alle Teilnehmer das Protokoll beliebig erweitern und bei Ungereimtheiten jederzeit auf die Originalversion zurückgreifen. Auch Arbeitsergebnisse können direkt im Teamplace abgelegt werden.
- Zeit für Follow-Ups sparen: Die Kommentarfunktion lässt die Meeting-Teilnehmer über die einzelnen Beiträge und Ergebnisse diskutieren, ohne dass ein zusätzliches Meeting notwendig wird.
Probiere es einfach bei Deinem nächsten Team-Meeting aus, denn Teamplace ist kostenlos! Egal wie viele Meeting-Teilnehmer es gibt: Teamplace kannst Du mit unbegrenzt vielen Personen kostenfrei nutzen.
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