Konferenzen, Workshops und Seminare ermöglichen die Vermittlung von neuem Wissen und den Austausch von Erfahrungen. Handouts, Präsentationen und anderes Material gehören heutzutage zum Standard. Doch häufig kommt es vor, dass der Dozent noch weiteres Material zur Verfügung stellen möchte. In Teamplace kann das gesamte Material online hochgeladen und allen Konferenzteilnehmern digital bereitgestellt werden.
Handouts online bereitstellen mit Teamplace – So funktioniert’s:
- Anmelden und Teamplace erstellen
Nach der Anmeldung auf Teamplace.net kann der Dozent einen Platz für die Vortragsgruppe einrichten und dort die Handouts, Vortragsdokumente und Zusatzmaterial einfach und schnell hochladen. - Einladungslink generieren und Nutzerrolle zuweisen
Um den Teamplace zu teilen, lässt sich mit wenigen Klicks ein Einladungslink generieren, der an die beteiligten Personen weitergegeben werden kann. Dabei kann der Ersteller des Teamplaces festlegen, welche Rolle die Nutzer standardmäßig mit der Einladung erhalten sollen. Entscheidet er sich für die Rolle „Leser“, können Personen mit dem Einladungslink alle Inhalte einsehen, herunterladen und kommentieren, jedoch keine eigenen Dateien hinzufügen oder Dokumente bearbeiten. - Link verkürzen und aussagekräftig benennen
Da der Teamplace-Link recht lang ist, kann der Dozent ihn bei Bedarf noch mit dem Onlinedienst bit.ly kürzen. Dazu registriert er sich kostenlos bei diesem Anbieter. Bei bit.ly ist es möglich, dem Link einen Namen zu geben, der sofort erkennen lässt, was sich dahinter verbirgt. Im Idealfall enthält der Name den Titel der Konferenz oder des Vortrags und ggf. ein Datum. Der Link kann dann so aussehen: www.bit.ly/KonferenzXY. - Einladungslink teilen
Der Dozent kann den praktischen bit.ly-Link zum Teamplace anschließend beispielsweise direkt in seine Präsentation einfügen. Optionale Unterlagen oder Zusatzmaterial, das die Zuhörer in aller Ruhe lesen sollen, sollte erst am Ende des Vortrags geteilt werden. Wenn die Teilnehmer allerdings schon während des Vortrags einen Blick auf das Material werfen sollen, kann der Link auch schon vor dem Vortrag in einer E-Mail versendet werden.
Nach der Konferenz ist vor der Konferenz
Der Verantwortliche, der den Teamplace eingerichtet hat, kann im Nachhinein den Zugriff auf die Dokumente beobachten. Über den Activity-Stream kann er darüber hinaus einsehen, welches Mitglied sich wann angemeldet hat.
Darüber hinaus kann er über die Kommentar-Funktion mit der Gruppe interagieren. Wird neues Material in den Teamplace geladen, werden alle Mitglieder darüber per E-Mail informiert. So werden keine Neuerungen verpasst. Nicht nur der Dozent, sondern auch die Teilnehmer haben die Möglichkeit, Material hochzuladen. Diese Funktion ist gerade bei Workshops äußerst hilfreich.
Einmal angemeldet, können Nutzer so viele Teamplaces eröffnen wie sie mögen. Die ersten zwei Teamplaces mit 5 GB sind kostenlos! Startet der Dozent für einen neuen Vortag einen neuen Teamplace, können Dateien im Handumdrehen von einem Teamplace in den anderen kopiert werden. Dafür findet sich in der Seiten-Leiste ein kleines “Kopie”-Symbol wenn man die entsprechende Datei auswählt. Im neuen Teamplace kann diese Kopie dann entsprechend mit dem “Einfügen”-Symbol abgelegt werden.