Gerade seit Corona und der Homeofficepflicht erfreut sich das Modell „virtuelle Teams“ größter Beliebtheit. Sämtliche Mitarbeiter.innen können so zuhause arbeiten und haben zusätzlich die Möglichkeit, sich ihre Zeit selbstständig einzuteilen und alle Aufgaben innerhalb eines eigens geschaffenen Arbeitsklimas zu erfüllen. Doch virtuelle Teams funktionieren etwas anders und haben mit anderen Herausforderungen zu kämpfen. Werfen wir einen Blick auf die Herausforderungen.
Technische Herausforderungen virtueller Teams
Eines der Probleme, das das gesamte Unterfangen virtueller Teams bereits zu Beginn sabotieren kann, sind die technischen Voraussetzungen. Die Mitarbeiter.innen besitzen möglicherweise nicht die nötige Hardware oder Software, die zur Kommunikation nötig wäre. Die Internetverbindung ist bestenfalls mangelhaft und lässt jedes Gespräch lediglich wie gebrochene Worthülsen erscheinen, oder aber ist gar nicht erst im erforderlichen Maße vorhanden. Hier muss bereits im Voraus geplant werden, welches Tool zur virtuellen Kommunikation genutzt wird und welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen. Zum einen muss die Arbeitsfähigkeit gesichert sein, aber auch die Sicherheit der Unternehmensdaten, die im Homeoffice bearbeitet werden, muss gewährleistet sein. Und dann muss der.die Mitarbeiter.in auch die Tools zur Verfügung haben, die ihm ein produktives Arbeiten ermöglichen. Zum Austausch und zur gemeinsamen Bearbeitung von Dateien setzen nicht erst seit Corona viele Arbeitsgruppen auf Teamplace.
Motivation der Mitarbeiter.innen und mögliche Konflikte
Ein weiterer, nicht unerheblicher Faktor, der den Erfolg virtueller Teams sabotieren kann, sind die Mitarbeiter.innen selbst. Sicher: Von Zuhause arbeiten kann wirklich angenehm sein, doch fällt es manchen Mitarbeiter.innen schwer, sich von dort aus zu motivieren und zu konzentrieren. Ebenso fehlen persönliche Gespräche der Kolleg.innen untereinander, die gerne auf dem Flur oder der Kantine geführt werden. Auch der Teamgeist und das Zusammengehörigkeitsgefühl können also unter virtuellen Teams leiden. Zumindest der Teamgeist lässt sich durch Phasen der virtuellen Zusammenarbeit fördern, in denen jede.r Mitarbeiter.in Gehör findet und mögliche Vorschläge sowie Erfahrungen teilen kann. Schwinden Motivation und Konzentration der Mitarbeiter.innen, können kurze Pausen oder virtuelle Gespräche mit Vorgesetzten und Kolleg.innen helfen. Das Handelsblatt weist in einem Artikel darauf hin, wie wichtig gemeinsame Ziele und das Würdigen erreichter Etappensiege sind. Außerdem empfiehlt das Handelsblatt Extra-Events, wie Yogakurse, virtuelle Weinverkostungen und auch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen.
Auch kann es vorkommen, dass Konflikte entstehen, die man über virtuelle Netzwerke etwas anders lösen muss als in „herkömmlichen“ Teams. Der Berater und Coach Axel Rittershaus von Targetter empfiehlt hier, in 5 Schritten die Konflikte zu analysieren und Gespräche zu führen. Sollte man den Konflikt nicht allein lösen können, kann man sich gegebenenfalls externe Hilfe dazuholen.
Organisation virtueller Teams
Wie bereits erwähnt, können sich Mitarbeiter.innen im Homeoffice ihre Zeit selbstständig einteilen. Bei mangelnder Organisation kann dies die Produktivität allerdings massiv beeinflussen. Fehlen gemeinsame Regeln, Strukturen und Zeitansätze, besteht die Wahrscheinlichkeit, dass bestimmte Aufgaben, die relativ parallel fertiggestellt werden sollten, eben dieses Kriterium nicht mehr erfüllen und Pläne durcheinandergeraten. Auch im Homeoffice oder beim Einsatz virtueller Teams generell sollten immer klare Zeitansätze vorgegeben werden, die im Anschluss durch zum Beispiel Online-Meetings kontrolliert werden können. Präsenz durch Vorgesetzte sollte immer, wenn auch nur im nötigen Maße, gegeben sein. Die Mitarbeiter.innen sollten sich, wie auch im Normalfall, immer an Vorgesetzte und Kolleg.innen wenden können, um unbeantwortete Fragen zu klären oder unklare Situationen zu lösen. Ist dies nicht gegeben, fühlen Mitarbeiter.innen sich schnell alleingelassen und verlieren wiederum die Motivation.
Die Führung virtueller Teams
Wie lassen sich Teams am besten führen, und erfordert die virtuelle Führung ein neues Rollenverständnis? Mit dieser Frage beschäftigten sich Wissenschaftler.innen um Diplompsychologin Julia Hoch an der California State University. Verglichen wurden hier drei verschiedene Arten von Führung: 1. Klassische Führung (hier versuchten die Chefs.innen, ihre Mitarbeiter.innen zu motivieren oder eine vertrauensvolle Beziehung über eine sinnstiftende Kommunikation zu ihnen aufzubauen), 2. Strukturelle Führung (hier machten die Chefs.innen klar, welche Belohnung bei welcher Leistung zu erwarten war; außerdem mailten und sprachen sie verständlich), 3. Geteilte Führung (hierbei lag die Verantwortung auf mehreren Schultern; viele im Team konnten mitentscheiden).
Laut dieser Studie waren die Ergebnisse des Teams – gemessen an Arbeitsmenge, Arbeitsqualität, Zeitplan und Budgetvorgaben – mit der 2. Methode besser als mit der 1. Methode der klassischen Führung. In den Vergleichs-Teams, die nicht virtuell arbeiteten, war die 1. Methode erfolgreicher. Und die Methode 3 der geteilten Führung war für virtuelle wie für nicht-virtuelle Teams erfolgreich.
Das Fazit der Studie, wie sie HR Pepper Management Consultants in einem Artikel beschreibt: Virtuelle Teams brauchen Führungskräfte, die klare Strukturen und Ziele vorgeben, die aber zugleich auch Führung an das Team abgeben. Wichtig ist hierbei auch, dass das Team sinnvoill nach Kompetenzen zusammengestellt ist.
Kulturelle Unterschiede
Da virtuelle Teams nicht nur innerhalb der Grenzen eines Staates, sondern auch global zum Einsatz kommen, besteht hier ebenso Konfliktpotenzial. Gerade wenn unterschiedliche Kulturen im virtuellen Rahmen aufeinandertreffen, deren Sitten und Gebräuche sowie rhetorische Eigenarten und Körpersprache einander unbekannt sind, kann es schnell zu Missverständnissen oder Konflikten kommen. Hier sollte sich also im Voraus über die entsprechende Kultur und deren Eigenheiten informiert werden.
Fazit
Generell sind sämtliche Herausforderungen, die mit virtuellen Teams in Verbindung stehen, zu meistern. Häufig werden diese Hürden allerdings nicht als solche wahrgenommen und ignoriert, was letztlich der eigentliche Grund für das Scheitern von virtuellen Teams ist. Doch wenn man ausprobiert, von den Erfahrungen eigener und anderer Teams lernt, Fachliteratur oder auch eine Beratung hinzuzieht, dann haben virtuelle Teams durchaus ihre Stärken. Wenn etwas schiefgeht, muss man halt analysieren – und etwas anders machen.