Es klingt paradox: Draußen ist Physical-Distancing angesagt, drinnen virtuelle Nähe und Austausch in Zoom Online-Meetings über Laptop, Tablet und Co. Doch wie schafft man es, nicht nur in virtuellen Meetings zu kommunizieren, sondern sich auch projektbezogen in virtuellen Datenräumen abzustimmen und zusammenzuarbeiten?
Wir haben – nicht nur aus der aktuellen Corona-Situation heraus, sondern aus der Erfahrung im Einsatz von Collaboration-Tools – einen Selbsttest gemacht. Die Ergebnisse können sich sehen lassen und Dir den Home-Office-Alltag sicher vereinfachen.
Online-Meetings einfach und sicher bei Dir zuhause umsetzen
Transparenz ist der Schlüssel, wenn ein Team aus der Ferne arbeiten möchte. Sich weiterhin abzustimmen und auf dem Laufenden dabei zu bleiben, ist die oberste Prämisse. Um das zu garantieren, benötigen wir eine Video-Plattform zum virtuellen Austauschen und einen Datenraum, um wichtige Materialien im Vorfeld und im Nachgang des Online-Meetings für das Team abzulegen und bearbeiten zu können.
Für dieses Vorhaben haben wir uns einen Anbieter herausgesucht, den es seit 2011 auf dem Markt gibt und der in der aktuellen Situation unter anderem dem FC Bayern München beim gemeinsamen Sportmachen und den Podcastern von „Fest & Flauschig“ beim Aufnehmen hilft: Zoom Video Communications.
Doch wie funktioniert das Aufsetzen von Zoom Meetings in Kombination mit einem Teamplace Datenraum? Damit alle Projekt-Beteiligten über Ort und Zeit des Video-Meetings informiert sind, kann – wie gewohnt – eine Meeting-Einladung erstellt werden, die sowohl den Einladungslink für das Zoom-Online-Meeting-Tool enthält, aber auch einen für den Teamplace Virtual Data Room. Sobald die Einladung inklusive Verlinkungen verschickt wurde, können sich alle Teilnehmer sowohl zum Zoom-Online-Meeting einloggen, als auch Inhalte in einem gemeinsamen Datenraum abrufen.
Zoom bietet hierbei eine Video-Plattform inklusive eines Team-Chats in Echtzeit und die Möglichkeit, Team-Besprechungen aufzunehmen und im Nachgang als Konserve zum Anschauen zur Verfügung zu stellen. Was Du dafür benötigst? Nichts weiter als eine stabile Internetverbindung, einen Lautsprecher, ein Mikrofon (in den meisten mobilen Geräten schon eingebaut) und eine Kamera.
Wir haben die Zoom Online-Meetings dafür genutzt, um uns am Anfang eines Tages über die aktuellen To Do´s und Aufgabenverteilungen abzustimmen. Besonders gefallen hat uns dabei die Möglichkeit, das Video in HD-Bild und Ton aufzuzeichnen, um unsere Ergebnisse den anderen Kollegen/Kolleginnen schnell und einfach zur Verfügung zu stellen.
Unser Fazit: Regelmäßige Zoom Online-Meetings und damit verbundene Aufrufe zu kohärenter Kommunikation über den Bildschirm können Zoom nicht nur zum kommunikativen Kaffeeküchen- und Büro-Meeting-Ersatz, sondern zu einem nützlichen Begleiter in Deinem oft einsamen Home-Office-Alltag machen.
Aus Heimarbeit wird Teamarbeit: Datenaustausch in sicheren Datenräumen im Team
Doch damit nicht genug: Unser Anspruch ist es ja, die Kommunikation zielführend und transparent zu gestalten, aber auch den Daten-Austausch, so dass sich jeder informiert und abgeholt fühlt beim Arbeiten am fernen Arbeitsplatz.
Virtuelle Datenräume bieten dabei eine hochfunktionale Arbeitsumgebung, die die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen den Projektteilnehmern vereinfacht und die Zoom-Meetings ideal ergänzen.
Unser hauseigener Online-Datenraum Teamplace wird dabei seinem Namen nicht nur gerecht, sondern ist dank Microsoft-Office-Integration, Kommentarfunktion und Aktivitätenübersicht eine zuverlässige Cloud-Lösung für die Zusammenarbeit an geteilten Dokumenten und in verteilten Teams. Die Sicherheit Deiner Daten steht dabei an oberster Stelle und so sind alle Informationen DSGVO-konform auf deutschen Servern gespeichert und abrufbar.
Im konkreten Anwendungsfall benutzten wir den Teamplace Datenraum, um unsere benötigten Materialien aus dem Zoom-Video-Meeting hochzuladen und zu bearbeiten. Alle Dokumente waren kostenlos griffbereit, online zugänglich und editierbar. Ein weiteres Highlight: Während der Corona-bedingten Kontaktsperre gibt es die Möglichkeit mit einer E-Mail an [email protected] den kostenlosen 5 GB Speicherplatz für Dich und Dein Team auf 50 GB aufzustocken!
Mit diesen nützlichen Tools und Tipps wird auch Dein Zuhause zu einem smarten Heimarbeitslatz, der sich vor Deinen Kollegen/Kolleginnen online sehen und hören lassen kann!