Jeder kennt sie und manch einer fürchtet sie sogar. Egal ob im Beruf oder an der Uni – überall lauern sie: Deadlines, Fristen, Abgabetermine. Und je mehr Personen zusammenarbeiten, desto unübersichtlicher und schwieriger wird es, Termine einzuhalten. Gibt es an einer Stelle Verzögerungen, hat das Auswirkungen auf das gesamte Team und auf die rechtzeitige Fertigstellung des gesamten Projekts. Wir haben Tipps für Dich und Dein Team zusammengestellt, mit denen ihr jede Deadline einhaltet. Wie Teamplace dabei hilft, erfährst Du ebenfalls.
Keinen Termin verpassen – die Grundlagen:
- Planung: Die meisten Fristen werden wegen fehlender Planung nicht eingehalten. Mach Dir deswegen zunächst Gedanken über alle anfallenden Aufgaben, die erledigt werden müssen.
- Termine und Meilensteine aufschreiben: Halte alle Aufgaben und Zwischenschritte schriftlich fest und bis wann diese abgearbeitet sein müssen. Dadurch behältst Du immer den Überblick.
- Abstimmung mit allen Beteiligten: Halte Dein Team immer auf dem Laufenden, damit Übergaben und die Zusammenarbeit reibungslos funktionieren.
So erstellst Du einen Gruppenkalender mit Teamplace:
Das Beste ist, dass Du diese drei Tipps mit Teamplace und sehr geringem Aufwand schnell und einfach umsetzen kannst.
- Teamplace erstellen und Kalendervorlage hochladen
Erstellt einen gemeinsamen Teamplace oder fügt den Kalender einem bereits vorhandenen Teamplace hinzu. Excel bietet viele Vorlagen, um im Handumdrehen einen Kalender zu erstellen. Nach dem Hochladen des Kalenders könnt ihr direkt mit dem Planen und Eintragen eurer Termine beginnen. - Termine eintragen und bearbeiten
Mit dem in Teamplace integrierten Office-Funktionen arbeitet Ihr als Team gemeinsam an Dokumenten und könnt sie sogar simultan editieren. Und genau das geht natürlich auch mit einem Kalender. Das Ganze könnt ihr komplett frei gestalten und kommentieren wie Ihr möchtet. Dabei habt Ihr die Wahl zwischen dem standardmäßig für alle Teamplace-Nutzer aktiviertem Libre Office und Microsofts Office 365 (erfordert einen Office 365 Business oder Education Account). - Immer auf dem Laufenden
Über den Activity Stream werden alle Teammitglieder über Änderungen benachrichtigt und keiner verpasst eine wichtige Deadline. Mit der mobilen App kann man das Ganze auch unterwegs verfolgen. Auch alle anderen Teamplace Features funktionieren bei dieser Form des Kalenders. So behaltet Ihr zum Beispiel auch die Kontrolle, wer wann auf den Kalender zugreift.
Zwar ersetzt diese Idee nicht andere, auf Kalender spezialisierte Anwendungen, aber es ist ein pragmatischer Ansatz, mit dem sich rasch eine Lösung zur Terminplanung finden lässt. Probiert es doch gleich mal aus.